ZLECANIE ZADAŃ GRAFICZNYCH

W procesie Zlecanie zadań graficznych biorą udział następujące osoby:

  • Zlecający – Osoba z handlu lub biura zlecająca wykonanie zadanie graficzne
  • Marketing Business Partner – pracownik działu Marketing, opiekun danego rynku (NMR 1,2,3,4,5 lub NMO3 dla zlecających z biur Kleosin lub SSSE)
  • Specjalista Grafik – NMO1, NMO2, NMO4 lub agencja zewnętrzna
  • Kierownik Operacyjny – NM1
  • Dział Techniczny – w zależności od rynku NSPD, NSPD1 lub DZA1

Poszczególne etapy realizacji projektu:

  1. Wypełnienie briefu
    • By zlecić wykonanie zadania graficznego, zlecający powinien przekazać swoje oczekiwania w formie wypełnionego briefu. Ważne, by już na tym etapie przesłane informacje uzyskały akcept przełożonego zlecającego, a nie odbywało się to w późniejszym etapie na przygotowanym już materiale.
    • Brief znajduje się do pobrania pod adresem: kan-therm-tasks.com Na stronie znajdują się również materiały pomocnicze, tj. przykład poprawnie i niepoprawnie wypełnionego briefu, wytyczne jak przekazywać poprawki przy aktualizacji materiałów, film instruktażowy jak komentować gotowe materiały, lista przykładowych zleceń z terminami ich realizacji czy instrukcja zlecania zadań.
    • Zlecający po pobraniu briefu w pierwszej kolejności wypełnia dane swoje i wskazuje swojego Marketing Business Partnera, tj. opiekuna danego rynku, która na dalszych etapach nadzoruje proces przygotowania i komunikuje się ze zlecającym.

Opiekun jest przyporządkowany zależnie od zlecającego:

Za zlecenia na rynkach odpowiada
Polska – pracownicy biura, produkcji Kleosin i Strefa NMO3
Polska – handel NMR1
Azja, Bliski Wschód, Afryka, Ameryka, Firma Kanex NMR2
Południe, Pribałtyka NMR3
Wschód: Rosja, Ukraina, Białoruś NMR4
Niemcy, Skandynawia NMR5
  • Zlecający wypełnia również wszystkie wymagane pola, przygotowuje potrzebne pliki (np. tekst, który powinien się znaleźć w materiale, gotowy materiał z zaznaczonymi poprawkami przy aktualizacji, zdjęcia do wykorzystania w materiale, zdjęcie sytuacyjne, gdzie materiał ma być wykorzystany, materiał konkurencji), przekazuje informacje pomocnicze w uwagach. Ważne, by już na tym etapie przesłane informacje uzyskały akcept przełożonego, a nie odbywało się to w późniejszym etapie na przygotowanym już materiale.
  • Następnie zlecający wybiera czy zleca stworzenie nowego materiału czy aktualizację już istniejącego.
  • Przy zleceniu nowego materiału zlecający powinien przekazać jakie materiały zamawia, może być to tylko jeden materiał (np. baner do znakowania partnera) lub kilka jak np. w przypadku promocji (ulotka, plakat i grafika na stronę). Należy pamiętać, że zlecenie powinno zawierać wytyczne do każdego materiału oddzielnie.
  • Przy aktualizacji istniejącego materiału, Zlecający powinien dołączyć materiał wraz z odpowiednio dokonanymi poprawkami.
  1. Złożenie zamówienia

Po wypełnieniu briefu i przygotowaniu wszystkich plików pomocniczych zlecający wysyła maila z zamówieniem do przypisanego Marketing Business Partnera.

  1. Weryfikacja zamówienia
    • Business Partnera i Grafik weryfikują maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych poprawność zamówienia.
    • Jeśli zamówienie nie jest kompletne czyli np. brakuje ważnych informacji czy plików, informacje w briefie nie zgadzają się lub wykluczają, materiały do wykorzystania w zleceniu nie mogą zostać wykorzystane z powodu np. niskiej jakości czy względów prawnych poprawność Business Partner odsyła zamówienie i prosi o zlecającego o uzupełnienie informacji. Bez kompletnych informacji zadanie nie przechodzi do etapu realizacji.
    • W przypadku pozytywnej weryfikacji zamówienie, zadanie wstawiane jest do kolejki zadań do realizacji; nadawany jest numer zlecenia, zlecający otrzymuje informację o przyjęciu zadania do realizacji.
  2. Informacja o terminie
    • Business Partner po uzgodnieniu z grafikiem informuje zlecającego o terminie wykonania projektu. Ostateczny termin przekazania projektu zależy od stopnia złożoności i ilości poprawek. Należy zwrócić uwagę, że podany termin nie obejmuje produkcji materiału.
    • Orientacyjne terminy realizacji standardowych zamówień dostępne są pod adresem: marketingtask.kan-therm.com. Aktualizacja materiału jest realizowana szybciej niż stworzenie nowego materiału. Poniżej kilka przykładów orientacyjnych terminów realizacji zadania graficznego i jego produkcji.
Rodzaj projektu Maksymalna ilość dni roboczych
Aktualizacja/ nowy projekt Weryfikacja, poprawki Akcepty Produkcja Suma

Aktualizacja/ nowy projekt

Katalog, poradnik elektroniczny 15/30 7 4 1 27/42
Katalog, poradnik

drukowany

15/30 7 4 14 40/55
Folder drukowany 5/15 3 2 5 15/25
ulotka elektroniczna 3/10 2 2 1 8/15
Ulotka, plakat

drukowana

3/10 2 2 5 14/19
Baner na stronę 1/2 1 1 3/4
Baner wielkoformatowy 5/10 2 2 5 14/19
Wizytówka 1/1 1 1 4 7/7
Zaproszenia 3/5 2 2 5 12/16
  1. Realizacja zlecenia
    • Realizacja zlecenia obejmuje następujące etapy:
      • skompletowanie materiałów do projektu (Zlecający, BP)
      • projektowanie graficzne (Grafik)
      • poprawki (Zlecający, Grafik)
      • akceptacja wizualna (NM1, NR)
      • akceptacja merytoryczna (NSPD, NSPD1, DZA1)
      • akceptacja u osoby zlecającej
      • przygotowanie pliku do produkcji
      • produkcja
    • Zlecający po przygotowaniu projektu może zgłosić 2 tury poprawek.
    • Zgłoszenie poprawek to jeden email z poprawkami. W 1. mailu może znajdować się wiele poprawek. Zlecający po otrzymaniu projektu po poprawkach może wysłać jeszcze jednego maila z poprawkami do poprawionego projektu.
    • Jeżeli ilość zgłoszeń będzie większa niż 2, Business Partner organizuje spotkanie z grafikiem i zlecającym w celu omówienia problemu i sprawnego zakończenia zadania.
    • Aby dotrzymany został termin realizacji zadania założono, że proces zgłoszenia poprawek lub ewentualnej akceptacji w przypadku braku poprawek trwa nie uwzględniając złożonych projektów. Projektem złożonym jest zlecenie, którego proces realizacji przekracza 5 dni roboczych i w ich przypadku termin zgłaszania poprawek/akceptu określany jest indywidualnie. W przypadku projektów złożonych proces W przypadku, gdy zlecający nie zgłasza poprawek w tym czasie, termin realizacji procesu przesuwa się i zlecający zostanie poinformowany o aktualnym terminie realizacji zadania.
    • Jeśli na etapie realizacji założenia briefu ulegają znaczącym zmianom (np. zmiana koncepcji, zmiana orientacji, istotna zmiana rozmiaru, zmiana promowanego systemu, zmiana materiału np. z ulotki na folder) zlecenie jest traktowane jako nowy projekt. Oznacza to nowy termin, nowe kolejkowanie.
  2. Przekazanie zamówienia

Po zrealizowaniu zlecenia graficznego jest on przekazany do realizacji przez firmy zewnętrzne (drukarnie, agencje reklamowe). W przypadku, gdy zamawiany jest materiał w wersji elektronicznej, nie ma procesu produkcji tylko przygotowanie finalnej wersji.

Należy pamiętać, że zakończenie etapu produkcji nie jest jednoznaczne z dostarczeniem materiału do zamawiającego. Aby materiał mógł zostać wysłany, powinien być zamówiony przez zamawiającego, wypisany przez DOK, skompletowany przez magazyn, etc. etc. Proces opisany jest w procedurze zmawiania materiałów reklamowych P.3.

  1. Zakończenie zlecenia

Business Partner po zakończeniu projektu informuje zlecającego drogą mailową o zamknięciu projektu (po przesłaniu zamówionych materiałów do wskazanej osoby).